2021.10.19 专利相关信息
外国申请人及其当地代理人是否可以参加（列席）日本代理人和日本专利厅审查员之间进行的会晤？
对文中措辞的说明
* 外国申请人：非日本国籍的申请人。
* 当地代理人：非日本国籍的代理人，负责在先申请，该在先申请作为在日本提出的申请要求优先权的基础。
* 与审查员会晤：在专利申请过程中，申请人方（包括有代理人陪同和无代理人陪同这两种情况）与日本专利厅的审查员进行的会晤。此外，此处所述的会晤是指面对面的会晤（包括在线会晤），而不是通过电话、传真等方式进行的会晤。
关于和审查员会晤的简单问题
✔ 如果外国申请人在日本提交了申请，外国申请人是否可以参加（列席）日本代理人和日本专利厅审查员之间进行的会晤？
✔ 当地代理人是否可以参加（列席）与审查员的会晤？
✔ 是否认可外国申请人和/或当地代理人在与审查员会晤时直接与日本专利厅审查员进行沟通？
以下是我们对问题的回答。
答案一：会晤指南中的规定
首先从结论说起，对于外国申请人是否能参加（列席）与审查员的会晤，答案是肯定的。
根据日本专利厅的会晤指南的要求，申请人方的参加会晤者必须是“能够对专利申请负责的人员”。具体而言，“能够对专利申请负责的人员”需要满足以下这三个条件：
1、具有与涉及专利申请等的手续相关的知识；
2、具有与涉及该项专利申请的发明相关的技术知识；
3、能够准确地表达申请人对该项专利申请的意向。
会晤指南中没有关于不准许外国申请人参加会晤的记述。因此，只要满足上述条件，外国申请人就可以参加（列席）与审查员的会晤。
答案二：与审查员会晤的实务经验
以下内容在日本专利厅的“会晤指南”中并没有具体的规定，而是我们通过主动向日本专利厅负责部门进行咨询获取的信息。当您需要与审查员进行会晤时，此信息定将助您一臂之力。
首先，会晤时使用的语言原则上必须是日语。
不过，如果审查员掌握日语以外的语言，并认可申请人在会晤中使用该语言进行交流，则可以使用该语言与审查员进行交流。因此，如果审查员认可，则外国申请人也可以使用日语以外的语言直接与审查员进行交流。
如果外国申请人希望并授权，并且得到审查员的准许，则当地代理人也可以参加与审查员的会晤。
但是，原则上当地代理人不能直接与审查员进行沟通。这是因为当地代理人既不属于“申请人”，也不具有日本代理人的资格。
在与审查员进行会晤时，允许出现如下情况：例如在会晤中，外国申请人、当地代理人、日本代理人和口译人员等有时使用审查员听不懂的语言相互进行交流，而且审查员可以听到他们的交流。这类情况被认为是在与审查员进行会晤时别无选择的个别情况，不应被禁止或受到责备。
如果审查员认可，则准许口译人员参加会晤。
“如果审查员认可”说明在与审查员进行会晤时，关于参加的人员以及使用的语言有通融的余地。也就是说，都取决于审查员。
总结
✔ 在日本提交了申请的外国申请人是否可以参加（列席）日本代理人和日本专利厅审查员之间进行的会晤？
答 ： 可以。
✔ 当地代理人是否可以参加（列席）与审查员的会晤？
答 ： 可以，需要外国申请人希望并授权，并且得到审查员的准许。
✔ 是否认可外国申请人和/或当地代理人在与审查员会晤时直接与日本专利厅审查员沟通？
答：如果审查员认可，则可以与审查员直接进行沟通。
备注
日本专利厅改进了在线会晤的网络会议系统，通过该系统，外国申请人（以及当地代理人）即使在日本境外也可以轻松参加与审查员的会晤。
在此，对日本专利厅的网络会议系统进行简要说明。
通过网络会议系统，可以在系统上显示电子数据。而且，参加会晤者能够在进行说明时对系统上显示的数据（图像）添加标记或记录。因此，参加会晤者可以像在日本专利厅大楼中进行会晤一样与审查员直接进行密切的交流。
网络会议系统图片（日文）
* 引用自日本专利厅的网页
与审查员进行会晤将提高您的申请能否获得授权的可预测性，而且也将有助于明确本发明中的哪些特征有可能获得授权，因此与审查员进行会晤很有帮助。
我们随时承接与审查员进行会晤的请求。我们还可以为您安排有外国申请人和/或当地代理人列席的审查员会晤（在线会晤）。
如果审查员不允许外国申请人、当地代理人、或口译人员等在场，强烈要求审查员许可他们列席有可能会给审查员留下不好的印象。另一方面，如果审查员允许外国申请人、当地代理人等参加会晤，则他们的意见可以直接传达给审查员，从而推进会晤朝着有利的方向发展。外国申请人、当地代理人等参加（列席）与审查员的会晤是非常有益的。
如果您想进一步了解与日本专利厅的审查员会晤的更多详细信息，请随时与我们联系。
专利代理师 ： 岩田诚